Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor? Projekte in Ihrem Unternehmen brauchen lange. Doppelt oder sogar dreifach so lange, wie Sie eigentlich für angemessen halten. Deadlines werden regelmäßig gerissen. Und auch im Kleinen läuft vieles nicht so schnell, wie es laufen sollte. Wann immer Sie eine andere Abteilung oder Person einbinden wollen, vergeht zunächst eine Woche bis zum nächsten möglichen Termin, dann kommt eine weitere Woche lang keine Antwort oder "Aufgabe erledigt" Mitteilung auf ihren Schreibtisch.

Wenn Sie Ihr Unternehmen darin wiedererkennen, dann ist die Sache klar: Ihr Unternehmen steht im Stau. 

Wenn alles erledigt werden soll, wird nichts erledigt

Was genau meine ich damit? Als "Unternehmensstau" bezeichne ich einen Zustand, in dem die Mitarbeitenden eines Unternehmens so ausgelastet sind, dass jeder neue Arbeitsauftrag sich zunächst in eine Warteschlange einreihen muss. Auf der Autobahn wünschen wir uns freie Fahrt, und genauso sollte es auch unseren Arbeitspaketen im Unternehmen gehen. Denn jeder Tag, der bis zum Abschluss einer Aufgabe oder eines Projekts vergeht, verursacht Verzögerungskosten, einfach weil der Effekt der erledigten Aufgabe nun erst später eintritt:

• Einnahmen, die uns entgehen
• Kosten, die nicht reduziert werden
• Kunden, die nicht zufriedener werden
• Prozesse, die ineffizient bleiben
• Mitarbeitende, die nicht zeitnah eingestellt werden
• gesetzliche Richtlinien, die nicht bis zur Deadline umgesetzt werden
• u.v.m.
  

Dazu kommt, dass Mitarbeitende bei langen Wartezeiten mehr Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen, um ausgelastet zu sein. Da Multiprojektmanagement aber sehr ineffizient ist (nicht nur wegen der Wiedereinarbeitungszeit), steigt die Verschwendung im System. Ähnlich wie uns ein Stau Benzin kostet, da der Motor weiter läuft.

Ein Großteil der Bearbeitungszeit in Betrieben besteht aus Wartezeiten

Sicherlich erscheint Ihnen die folgende Situation aus der eigenen Erfahrung realistisch. Montag morgens kommt eine Aufgabe rein, die Sie bearbeiten sollen. Das würde Sie etwa 2 Stunden kosten, aber Sie sind die Woche schon gut ausgebucht und kommen erst am Freitagnachmittag dazu, am Ende Ihrer 40-Stunden-Woche. Klingt für viele wohl nicht sehr aufregend, aber aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das katastrophal - wir müssen uns nur vor Augen führen, dass die Lieferzeit dieser Aufgabe bei Ihnen zu 95% aus Wartezeit bestanden hat! Wäre das ein Zustand, den Sie bei Ihrer Autofahrt in den Urlaub tolerieren würden? Schließlich läuft der Motor weiter!

Der Grund für diesen Zustand ist, dass Führungskräfte ihre Mitarbeitenden darauf trainieren, zu 100% ausgelastet zu sein. Ein:e Mitarbeiter:in muss auf eine Antwort warten? Am besten gleich noch das nächste Projekt starten, das auf der Liste steht (die viel voller ist, als sie sein sollte, weil es so viele "wichtige" Dinge zu tun gibt).

Das führt dazu, dass nicht mal eben schnell reagiert werden kann, wenn eine wichtige Aufgabe rein kommt, weil man ja schon an etwas anderem sitzt. So entstehen Warteschlangen - und ein kostspieliger Stau im Unternehmen. 

Wenn wir eine Autobahn zu 100% auslasten, haben wir einen Stau.

Das eigentliche Ziel: ein gleichmäßiger Fluss von Arbeit

Natürlich ist die unproduktive Zeit eines Mitarbeitenden eine Verschwendung. Aber es ist eben nicht die EINZIGE Form von Verschwendung. Auch lange Wartezeiten sind Verschwendung. Wenn wir diese mit einrechnen, erkennen wir, dass der Idealzustand nicht bei 100% Mitarbeiter-Auslastung liegen kann.

Wenn wir eine Autobahn zu 100% auslasten, stehen die Autos - es ist Stau! Der Idealzustand einer Autobahn ist, wenn sich alle Verkehrsteilnehmer mit einer möglichst hohen, gleichmäßigen Geschwindigkeit bewegen können. Genauso sollten wir unser Unternehmen aufstellen: Anstatt auf die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren (erzeugt Stau und damit lange Bearbeitungszeiten), müssen Sie als Führungskraft auf den gleichmäßigen Fluss von Arbeit (erzeugt erledigte Aufgaben) hin optimieren. 

Das führt letztlich zu dem Paradox, dass es produktiver ist, wenn Ihre Mitarbeitenden einen kleinen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, unproduktiv zu sein. Im englischen Sprachraum (und damit auch im agilen Kontext) bezeichnet man dies als "Slack", den es in den Zeitplan einzuarbeiten gilt. Im Straßenverkehr ist es der Freiraum um das eigene Auto, der nicht zu klein werden darf, bevor sich Staus bilden. 

"Without slack there is no tactical agility in the business."
-- David J. Anderson, Kanban 

Was können Sie tun, um den Arbeitsfluss im Unternehmen zu optimieren?

Folgende Schritte können helfen, vom Stau zu einem fließenden Verkehr zu kommen:

• Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden diese Zusammenhänge und bitten Sie sie, Ihnen mitzuteilen, wenn sich Arbeitsstaus ergeben. Schaffen Sie das Mindset, damit sich ihre Mitarbeitenden so organisieren wie in meinem Blogbeitrag zum Zeitmanagement beschrieben. 
• Managen Sie die Warteschlangen. Sie müssen Staus erkennen, um den Verkehr leiten zu können. Es gibt dazu mittlerweile Möglichkeiten. Kanban ist eine der besten dafür. Ein Kanban System macht durch das Management der Work-in-Progress und der Warteschlangen sofort sichtbar, wo Flaschenhälse liegen und ob eine Person/Abteilung gerade überfrachtet ist. So können Sie frühzeitig gegenlenken, BEVOR die Projekte sich verspäten. 
• Priorisieren Sie die Aufgaben eindeutig und machen Sie klar, dass für hochpriorisierte Aufgaben und Projekte weniger wichtige Aufgaben fallen gelassen werden. So verzögert eine hohe Auslastung zumindest nicht ihre Prio 1 Projekte. 
  
• Ändern Sie Ihr Auftrags-Vergabe-Verhalten. Wenn Sie dazu neigen, Mitarbeitenden im Vorbeigehen Aufgaben zuzuwerfen, sind Sie Teil des Problems. Sie müssen die Bearbeitung von Aufgaben durch Ihre Mitarbeitenden ganzheitlich betrachten. Es braucht klare Prioritäten und ein Management der Aufgabenverteilung, das auf Fluss und nicht auf Auslastung ausgerichtet ist. So etwas verträgt sich nicht mit Aufgabenverteilung "zwischen Tür und Angel". 
• Managen Sie Ihre eigene Arbeitslast. Ich habe hier viel von Warteschlangen bei Mitarbeitenden gesprochen. Meine Erfahrung ist aber eigentlich, dass die wirklich kostspieligen Warteschlangen bei Führungskräften entstehen. Werden Sie nicht zum Flaschenhals Ihres Teams! Überlegen Sie, ob wirklich so viele Entscheidungen über Ihren Schreibtisch gehen müssen. Treffen Sie Vereinbarungen, dass bestimmte Entscheidungen vom Team getroffen werden dürfen, wenn Sie selbst Fristen überschreiten. Seien Sie nicht der Depp ganz vorne im Stau!